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ETAPAS DE UN PROYECTO

I. LOS PROYECTOS

1. Definición

En el transcurso de este trabajo se entenderà como proyecto a una propuesta de inversión para instalaciones destinadas a proporcionar bienes o servicios. En algunas ocasiones será necesario considerar como proyectos complementarios otros proyectos, destinados a proporcionar servicios complementarios que a la vez pueden ser nuevos proyectos.

Con la anterior definición se están considerando proyectos que pueden variar mucho en cuanto a complejidad y magnitud: puede tratarse de una inversión para instalaciones nuevas y concretas que constituyan una unidad, como por ejemplo una planta para producir alcohol carburante con todas las instalaciones para producir materia prima (caña de azúcar, yuca, etc.), o de inversiones para ampliar instalaciones ya existentes, también puede tratarse de una inversión mucho más general que comprenda gran numero de instalaciones y obras, como un complejo hidroeléctrico.

2. Identificación de Proyectos

La identificación y selección de proyectos debe responder siempre a un plan nacional de desarrollo, en el cual se hayan fijado los sectores prioritarios y los objetivos de producción y con ellos los criterios aplicables en la selección de proyectos.

Aunque a veces los proyectos no se ajustan a un plan de ésta índole, en la práctica se pueden identificar proyectos para satisfacer necesidades concretas o para aprovechar oportunidades especiales: por ejemplo, para explotar recursos naturales o sacar partido de circunstancias internaciones especiales que permitan la producción de un bien a un costo relativamente bajo, para cubrir una demanda insatisfecha o atendida mediante costos de transporte tan altos que justifican la producciòn del bien en el país. Caso muy especial es la de un proyecto de sustitución de importaciones, en el cual los encargados de evaluar el proyecto no determinan su utilidad comparàndolo con otros posibles proyectos, sino en función del rendimiento marginal calculado de las nuevas inversiones de capital en el país.

En general todo proyecto pasa por muchas fases desde el momento en que se determina su utilidad hasta que entra en operación. En cualesquiera de las etapas se deben aplicar tècnicas de evaluación para determinar si se ha omitido algún aspecto, si ha surgido alguna posibilidad más interesante o si las distintas implicaciones (económicas, técnicas de dirección, orgánicas, comerciales, financieras etc.) encontradas a lo largo de sus distintas fases indican que el proyecto no resulta tan conveniente como parecía en un principio.

3. Etapas del Ciclo de un Proyecto

Los estudios de un proyecto se llevan a cabo en una sucesión de etapas, en cada una de las cuales se reduce el grado de riesgo o incertidumbre. Cada etapa debe presentar suficientes elementos para profundizar en las subsiguientes.

Se distinguen las siguientes etapas:

El paso de una etapa a otra se efectúa como resultado de una toma de decisión. Cada etapa representa inversiones. Luego, la profundidad y extensión de cada etapa no debe ir más allá de lo necesario para adoptar la decisión de continuar o detener el análisis del proyecto.

La primera decisión ocurre cuando un ente llamado empresario, desea saber si una idea por él aceptada, puede materializarse en un proyecto. Contrata a otro ente llamado proyectista para que le estructure su idea. La idea original es analizada, ordenada y completada en forma sistematizada pero superficial, dando por resultado un perfil preliminar. Estos perfiles preliminares también son realizados por entidades para interesar a posibles empresarios a continuar el análisis del proyecto.

Con el resultado del perfil, el empresario toma una segunda decisión: suspender el estudio o continuar adelante con la prefactibilidad. Igual decisión deberá tomar al finalizar las etapas de prefactibilidad y factibilidad. Al finalizar la etapa de ingeniería y Construcción, las alternativas de decisión serán comenzar la operación de inmediato o diferir la puesta en marcha, pero ya no cabe la alternativa de no continuar.

La guía Metodològica que se propone, consiste en una breve descripción de estas etapas en el ciclo de un proyecto.

II. ETAPAS DURANTE LA PREPARACIÓN DE UN PROYECTO

1. Idea Inicial

Como ya se expresó, un proyecto comienza cuando un empresario que puede ser el estado o un inversionista particular, quiere materializar una idea.

El empresario expone su idea a un proyectista que puede ser un profesional o un conjunto de profesionales (consultora), quienes deben ordenar toda la información que le proporcione el empresario.

Suelen ocurrir diferentes situaciones en la etapa de la formulaciòn de la idea:

En la segunda situaciòn puede ocurrir, entre otros, que el bien que se quiere producir haya quedado obsoleto o sea inconveniente su producciòn por razones tècnicas o de mercado.

En ambas situaciones puede suceder también que el empresario ignore el orden de magnitud de las inversiones requeridas, las que pueden resultar muy elevadas con respecto a la capacidad financiera del empresario, con lo cual podrìa quedar en una mala situaciòn para continuar desarrollando sus actividades.

En esta etapa del proyecto ya se debe conocer al menos la informaciòn que a continuaciòn se detalla en relaciòn con el proyecto. Ella sirve al proyectista y al empresario para fijar el alcance detallado del estudio "Tèrminos de Referencia", y en consecuencia, el costo de realizaciòn de las diferentes etapa del estudio:

Una vez acordado el alcance detallado del estudio en sus diferentes niveles se pueden conocer las cantidades de hombre-mes necesarias para realizar el estudio en sus diferentes etapas y por ende los costos de ejecuciòn de las mismas, entre el empresario y el proyectista. A continuaciòn éste ùltimo pasa a ejecutar la segunda etapa en el ciclo del proyecto: el perfil preliminar.

2. Perfil Preliminar

En esta etapa debe quedar perfectamente definida la idea original y bosquejado el marco general de acciòn.

Los elementos principales que deben analizarse en la formulaciòn del proyecto, durante esta etapa son:

Mercado, tamaño y localizaciòn; Tecnología; monto de las inversiones y marco institucional y de política.

Durante el análisis de cada uno de los puntos anteriores, habrá que tener presente que en esta etapa del perfil preliminar no deben efectuarse elaboraciones profundas ni interpretaciones complejas, sòlo deberán emplearse aquellas informaciones y bibliografías que estén disponibles fácilmente. Además, la carencia de cualquier dato no significa el rechazo de la idea, sino que será más bien una luz roja que recordara que se debe efectuar una mayor profundización sobre el punto en la etapa siguiente del ciclo del proyecto (prefactibilidad).

En resumen, en esta etapa lo que importa es cuantificar el orden de magnitud del proyecto, en el menor tiempo posible y al mínimo costo.

Con respecto a esta etapa del ciclo del proyecto, se hacen las siguientes recomendaciones:

A continuación se describen los capítulos que deberà contener un perfil preliminar.

1. Antecedentes, objetivo, resumen y conclusiones del proyecto

Este capitulo debe hacerse al final, una vez terminado el análisis de todos los puntos comprendidos en esta etapa.

En primer lugar, se debe explicar cómo se gestò la idea del proyecto en cuestión, en forma clara y breve

A continuación de deberán indicar los objetivos principales que se desean alcanzar tanto con esta etapa como los objetivos que se persiguen con la producción del bien o el ofrecimiento del servicio objeto del estudio.

Finalmente, se presentarán las principales conclusiones y aspectos más importantes resultantes de este estudio. Deberá dejarse claramente establecida la conveniencia o inconveniencia de continuar con las etapas siguientes en la preparación del estudio, explicando las justificaciones en cada caso.

2. Estudio de Mercado

Este estudio conviene hacerlo, tanto para el producto o servicio objeto del proyecto, como para las materias primas o insumos de los mismos.

3. Tamaño y Localización

4. Tecnología

En éste capitulo lo que interesa es saber el grado de tecnología que requiere el proyecto, conocer si es suficiente la tecnología en el país o si será necesario disponer de tecnologías importadas. Es conveniente explicar la mayor o menor facilidad para obtener la información tecnológica que se requiera. Conviene bosquejar los procesos para las diferentes soluciones alternativas.

5. Inversiones

Por comparación con el tamaño y equipamiento de otras empresas similares a la que se esta estudiando, será posible establecer un orden de magnitudes de las inversiones que se requieran, como también la cuantía aproximada del capital de trabajo a requerirse. este orden de magnitud de la inversión total deberá contrastarse con la capacidad financiera del empresario (aporte propio y capacidad de endeudamiento).

6. Marco Institucional y de Política

En este capitulo es importante despejar las dudas que existan acerca de las reglamentaciones vigentes o que en el futuro pudiesen establecerse respecto a restricciones o prohibiciones de elaborar el producto en cuestión, sea por razones de polución, ecología, seguridad, o por corresponder a una actividad monopòlica ( del estado o particular).

Después de analizar cada uno de los puntos anteriores, es posible llegar a cualquiera de las siguientes situaciones:

3. Estudio de Prefactibilidad

Según lo convincente y completo de los resultados obtenidos en la etapa del perfil preliminar, el empresario podrá decidir no desarrollar esta etapa, pasando directamente a la etapa siguiente: el estudio de factibilidad. Sin embargo, lo más probable es que el perfil proporciones informaciones bastante generales, lo que obligará a profundizar en varios puntos antes de decidir la confección del estudio definitivo o de factibilidad. En éste estudio de prefactibilidad, hay que evitar profundizar más de lo necesario y evitar desembolsos para estudios que a la postre podrán resultar inútiles.

Esta etapa exige la confección de un análisis preliminar de costos, tanto fijos como variables. Además debe efectuarse un estado de resultados, un balance proyectado al término de los primeros años de operación y un análisis de los principales índices econòmico-financieros (B/C, VPN, TIR) esto último ya no hace parte de la formulaciòn del proyecto, sino de la evaluación.

El resto de los capítulos es semejante a los del perfil preliminar, pero con una mayor profundidad y las diferentes cifras que se manejen deben calcularse con un mayor grado de exactitud. Esto es fundamentalmente válido en la confección del estudio del mercado, donde se requerirá hacer análisis correlativos con productos y/o uso de servicios que de alguna manera se relacionan con el producto o servicio que se estudia.

A continuación se detallan los capítulos que deben hacer de un estudio de prefactibilidad.

1. Resumen

Como en el caso del perfil preliminar, éste capitulo se hace al término del estudio, una vez se hayan completado todos los capítulos y anexos del mismo y se hayan deducido las conclusiones y recomendaciones, las cuales se sugieren presentar por separado.

En primer término se deberá identificar el proyecto, señalando brevemente los objetivos perseguidos, el origen de la idea y sus patrocinadores.

Luego se hará una reseña de los aspectos más importantes del análisis del mercado, justificando el tamaño y la localización elegida para el proyecto. Finalmente, se expondrá una síntesis de los aspectos econòmicos-financieros y sociales más importantes: inversión total, composición del financiamiento, rentabilidad y punto de equilibrio del proyecto (u otro índice de importancia para el caso en particular), volùmen de ventas de ingresos generados y mano de obra ocupada.

2. Estudio de mercado

El análisis que se deberá efectuar en ésta etapa es de mucha más profundidad que el realizado durante la etapa anterior.

Será necesario obtener la mayor cantidad posible de series estadísticas relativas al producto investigado. Además deberán obtenerse las series estadísticas de productos o servicios complementarios y sustitutivos, como también las series estadísticas de aquellos productos o servicios que tengan cierto grado de relación con el producto o servicio en cuestión, a efecto de poder establecer las correlaciones correspondientes. Es de especial importancia la identificación de los productos o servicios antes indicado, por cuanto es una de las formas más económicas y veraces para analizar tanto el comportamiento de la oferta como de la demanda del producto o servicio investigado.

3. Tamaño y Localizacion

El tamaño del proyecto deberá diseñarse en función de los aspectos de mercado y técnicos, para finalmente contrastar las diferentes alternativas elegidas en la capacidad empresarial y financiera del empresario.

4. Ingeniería del Proyecto

5. Aspectos económicos - financieros

a) Inversiones

4. Estudio de Factibilidad

Los capítulos del estudio de factibilidad son similares a los del de prefactibilidad, salvo que en este ultimo nivel las investigaciones realizadas son mas profundas y por consiguiente los márgenes de error al cuantificar los costos y beneficios del proyecto son menores.

Normalmente se acepta que un estudio de factibilidad posee un grado de exactitud en la cuantificacion de los costos y beneficios del proyecto de alrededor del 75% al 80%. En el caso de la prefactibilidad, de un 65 a un 70%.

También se suele aducir como diferenciación entre estos dos niveles el que en la etapa de factibilidad ya se ha definido alguna estrategia para la materialización del proyecto (técnica, financiera, etc.) y en la de prefactibilidad aun no se ha llegado a dicho nivel.

III. TÉRMINOS DE REFERENCIA

Aspecto muy importante durante la preparación de proyectos es la elaboración de los términos de referencia de un estudio. A continuación se presentan algunos criterios para la determinación y elaboración de dichos términos.

1. Definición y pautas para su elaboración

Cuando una entidad va a realizar un estudio, ya sea con sus propios recursos humanos o a través de una consultora, es necesario que ella sepa previamente que quiere, como lo quiere, cuando y de ser posible donde (caso de localización de un proyecto): en otras palabras, debe poseer un planteamiento del problema que piensa resolver y debe haber fijado los criterios fundamentales para resolverlo: estos aspectos, consignados en un documento, constituyen los términos de referencia del estudio.

Cuando la entidad no tiene definidos estos términos de referencia, es entonces necesario que, ya sea la misma entidad, o el consultor llamado para elaborarlos, empiecen por recoger la siguiente información general en relación con el proyecto objeto del estudio:

Nombre del proyecto y sector económico al que pertenece. Estructura legal y administrativa de la entidad que requiere el estudio y de la que ejecutaría el proyecto. Legislación vigente en relación con la producción del bien o la prestación del servicio objeto del proyecto. Gestiones realizadas por la entidad solicitante y documentación pertinente en relación con el proyecto objeto del estudio. Capital disponible mas probable para la puesta en marcha del proyecto (en caso de resultar factible) y capacidad de endeudamiento de la entidad ejecutora del proyecto. Razones que se tuvieron para la gestación de la idea. Información que se adiciona según se trate de proyectos de bienes o de servicios.

1. Caso de proyectos de producción de bienes

Para este caso, la información anterior, deberá adicionarse con lo siguiente:

Experiencia en el rubro y en el campo empresarial de la entidad contratante del estudio y/o ejecutora del proyecto.

2. Caso de proyectos de servicios

En este caso, la información adicional a ser recogida seria:

Servicio que se desea ofrecer (tipo, calidad, cantidad, tarifas que se podrían cobrar). Posibles usuarios (individualizados) y forma estimada de ofrecimiento del servicio. Necesidad estimada y disponibilidad de áreas de instalaciones de equipo principal (estimativos). Información (si se conoce) sobre tamaño, ubicación del proyecto y servicios alternativos existentes. Principales insumos a ser utilizados (origen, cantidad, calidad, precios unitarios). Etapas principales en el proceso de ofrecimiento del servicio. Cantidad y calidad del personal requerido (tipos, remuneraciones) en caso de tener esta información disponible. Actividades a las cuales se dedica la entidad ejecutora, experiencia en el rubro del servicio.

La información anterior servirá para elaborar los términos de referencia del estudio, los cuales serán utilizados para determinar entre otros aspectos los requerimientos y tipos de hombre-mes necesarios para elaborar cada uno de los ítems en que se divide el estudio y, en consecuencia, conocer el costo del mismo y el tipo de organización mas adecuado que debe optar, ya sea la entidad o la consultora que se desea contratar para la elaboración del estudio.

2. Determinación de los Términos

1. Generalidades

La idea inicial del proyecto es analizada, ordenada y complementada con la información a que se hizo referencia, en forma sistematizada, obteniéndose un documento en el cual se anoten los aportes faltantes del estudio, con su respectiva profundidad, para alcanzar distintos niveles en la elaboración del estudio propuesto (Fase I, Fase II, prefactibilidad, factibilidad, etc.).

Se sugiere que este documento así definido, sea elaborado.......... con consultores, tendientes a la realización del estudio. Para su elaboración también se podrán tener en cuenta las guías que para tales efectos poseen algunas entidades, tales como el Banco Interamericano de Desarrollo y la Agencia Internacional para el Desarrollo de los Estados Unidos.

Los elementos mas importantes que deberán contener estos términos de referencia serian:

2. Casos especiales

Para algunos proyectos, en este documento de términos de referencia se podrían desarrollar, aunque fuera a un nivel muy preliminar, los siguientes aspectos:

Durante el análisis de estos puntos debe anotarse que no se deben efectuar elaboraciones profundas ni interpretaciones complejas, empleando solamente las informaciones y bibliografías que estén disponibles fácilmente. Lo que se trata con este documento es conocer lo que se tiene del estudio, lo que hace falta y la dificultad para elaborar ese faltante.

Fecha de última actualización: Enero 28 de 1999