ETAPAS DE UN PROYECTO
I. LOS PROYECTOS
1. Definición
En el transcurso de este trabajo se entenderà como proyecto a una propuesta de inversión para instalaciones destinadas a proporcionar bienes o servicios. En algunas ocasiones será necesario considerar como proyectos complementarios otros proyectos, destinados a proporcionar servicios complementarios que a la vez pueden ser nuevos proyectos.
Con la anterior definición se están considerando proyectos que pueden variar mucho en cuanto a complejidad y magnitud: puede tratarse de una inversión para instalaciones nuevas y concretas que constituyan una unidad, como por ejemplo una planta para producir alcohol carburante con todas las instalaciones para producir materia prima (caña de azúcar, yuca, etc.), o de inversiones para ampliar instalaciones ya existentes, también puede tratarse de una inversión mucho más general que comprenda gran numero de instalaciones y obras, como un complejo hidroeléctrico.
2. Identificación de Proyectos
La identificación y selección de proyectos debe responder siempre a un plan nacional de desarrollo, en el cual se hayan fijado los sectores prioritarios y los objetivos de producción y con ellos los criterios aplicables en la selección de proyectos.
Aunque a veces los proyectos no se ajustan a un plan de ésta índole, en la práctica se pueden identificar proyectos para satisfacer necesidades concretas o para aprovechar oportunidades especiales: por ejemplo, para explotar recursos naturales o sacar partido de circunstancias internaciones especiales que permitan la producción de un bien a un costo relativamente bajo, para cubrir una demanda insatisfecha o atendida mediante costos de transporte tan altos que justifican la producciòn del bien en el país. Caso muy especial es la de un proyecto de sustitución de importaciones, en el cual los encargados de evaluar el proyecto no determinan su utilidad comparàndolo con otros posibles proyectos, sino en función del rendimiento marginal calculado de las nuevas inversiones de capital en el país.
En general todo proyecto pasa por muchas fases desde el momento en que se determina su utilidad hasta que entra en operación. En cualesquiera de las etapas se deben aplicar tècnicas de evaluación para determinar si se ha omitido algún aspecto, si ha surgido alguna posibilidad más interesante o si las distintas implicaciones (económicas, técnicas de dirección, orgánicas, comerciales, financieras etc.) encontradas a lo largo de sus distintas fases indican que el proyecto no resulta tan conveniente como parecía en un principio.
3. Etapas del Ciclo de un Proyecto
Los estudios de un proyecto se llevan a cabo en una sucesión de etapas, en cada una de las cuales se reduce el grado de riesgo o incertidumbre. Cada etapa debe presentar suficientes elementos para profundizar en las subsiguientes.
Se distinguen las siguientes etapas:
El paso de una etapa a otra se efectúa como resultado de una toma de decisión. Cada etapa representa inversiones. Luego, la profundidad y extensión de cada etapa no debe ir más allá de lo necesario para adoptar la decisión de continuar o detener el análisis del proyecto.
La primera decisión ocurre cuando un ente llamado empresario, desea saber si una idea por él aceptada, puede materializarse en un proyecto. Contrata a otro ente llamado proyectista para que le estructure su idea. La idea original es analizada, ordenada y completada en forma sistematizada pero superficial, dando por resultado un perfil preliminar. Estos perfiles preliminares también son realizados por entidades para interesar a posibles empresarios a continuar el análisis del proyecto.
Con el resultado del perfil, el empresario toma una segunda decisión: suspender el estudio o continuar adelante con la prefactibilidad. Igual decisión deberá tomar al finalizar las etapas de prefactibilidad y factibilidad. Al finalizar la etapa de ingeniería y Construcción, las alternativas de decisión serán comenzar la operación de inmediato o diferir la puesta en marcha, pero ya no cabe la alternativa de no continuar.
La guía Metodològica que se propone, consiste en una breve descripción de estas etapas en el ciclo de un proyecto.
II. ETAPAS DURANTE LA PREPARACIÓN DE UN PROYECTO
1. Idea Inicial
Como ya se expresó, un proyecto comienza cuando un empresario que puede ser el estado o un inversionista particular, quiere materializar una idea.
El empresario expone su idea a un proyectista que puede ser un profesional o un conjunto de profesionales (consultora), quienes deben ordenar toda la información que le proporcione el empresario.
Suelen ocurrir diferentes situaciones en la etapa de la formulaciòn de la idea:
En la segunda situaciòn puede ocurrir, entre otros, que el bien que se quiere producir haya quedado obsoleto o sea inconveniente su producciòn por razones tècnicas o de mercado.
En ambas situaciones puede suceder también que el empresario ignore el orden de magnitud de las inversiones requeridas, las que pueden resultar muy elevadas con respecto a la capacidad financiera del empresario, con lo cual podrìa quedar en una mala situaciòn para continuar desarrollando sus actividades.
En esta etapa del proyecto ya se debe conocer al menos la informaciòn que a continuaciòn se detalla en relaciòn con el proyecto. Ella sirve al proyectista y al empresario para fijar el alcance detallado del estudio "Tèrminos de Referencia", y en consecuencia, el costo de realizaciòn de las diferentes etapa del estudio:
Una vez acordado el alcance detallado del estudio en sus diferentes niveles se pueden conocer las cantidades de hombre-mes necesarias para realizar el estudio en sus diferentes etapas y por ende los costos de ejecuciòn de las mismas, entre el empresario y el proyectista. A continuaciòn éste ùltimo pasa a ejecutar la segunda etapa en el ciclo del proyecto: el perfil preliminar.
2. Perfil Preliminar
En esta etapa debe quedar perfectamente definida la idea original y bosquejado el marco general de acciòn.
Los elementos principales que deben analizarse en la formulaciòn del proyecto, durante esta etapa son:
Mercado, tamaño y localizaciòn; Tecnología; monto de las inversiones y marco institucional y de política.
Durante el análisis de cada uno de los puntos anteriores, habrá que tener presente que en esta etapa del perfil preliminar no deben efectuarse elaboraciones profundas ni interpretaciones complejas, sòlo deberán emplearse aquellas informaciones y bibliografías que estén disponibles fácilmente. Además, la carencia de cualquier dato no significa el rechazo de la idea, sino que será más bien una luz roja que recordara que se debe efectuar una mayor profundización sobre el punto en la etapa siguiente del ciclo del proyecto (prefactibilidad).
En resumen, en esta etapa lo que importa es cuantificar el orden de magnitud del proyecto, en el menor tiempo posible y al mínimo costo.
Con respecto a esta etapa del ciclo del proyecto, se hacen las siguientes recomendaciones:
A continuación se describen los capítulos que deberà contener un perfil preliminar.
1. Antecedentes, objetivo, resumen y conclusiones del proyecto
Este capitulo debe hacerse al final, una vez terminado el análisis de todos los puntos comprendidos en esta etapa.
En primer lugar, se debe explicar cómo se gestò la idea del proyecto en cuestión, en forma clara y breve
A continuación de deberán indicar los objetivos principales que se desean alcanzar tanto con esta etapa como los objetivos que se persiguen con la producción del bien o el ofrecimiento del servicio objeto del estudio.
Finalmente, se presentarán las principales conclusiones y aspectos más importantes resultantes de este estudio. Deberá dejarse claramente establecida la conveniencia o inconveniencia de continuar con las etapas siguientes en la preparación del estudio, explicando las justificaciones en cada caso.
2. Estudio de Mercado
Este estudio conviene hacerlo, tanto para el producto o servicio objeto del proyecto, como para las materias primas o insumos de los mismos.
i) oferta:
Se debe hacer un bosquejo de la competencia tanto local como nacional e internacional cuando sea del caso. Para esto es conveniente obtener las series estadísticas oficiales y de organismos privados, nacionales, e internacionales, referentes al producto o servicio: producción, importaciones y exportaciones, tasas de crecimiento, etc.
En lo posible conviene tener relativamente identificada a la competencia en cuanto a su número, ubicación y tamaño. Obtener los precios con que se llega al consumidor y de ser posible alguna información sobre la estructura de estos precios, el tipo de publicidad y la presentación del producto. Otro dato útil y relativamente fácil de obtener son los gravámenes de internación de los países a donde éste destinado el producto, en caso de proyectos de exportación.
ii) Demanda:
En esta etapa a lo más se podrán establecer ciertas relaciones cualitativas más que cuantitativas sobre la demanda (sobreoferta o presión sobre la oferta). Se deben analizar las mismas estadísticas mencionadas para el caso de la oferta, pero con diferentes enfoques.
Es conveniente analizar separadamente el comportamiento de los principales componentes que forman el producto: series estadísticas de producción ya sea local, nacional o internacional, exportaciones, importaciones, precios de venta, gravámenes; localizaciones de los principales abastecedores de cada una de las materias primas; principales usos alternativos que tienen las materias primas y que sean diferentes a su utilización como componentes del producto en estudio (riesgo de desabastecimiento ante el crecimiento de esos otros productos) e información sobre la situación de otros insumos: personal, energía, agua, transporte, etc.
3. Tamaño y Localización
a) Tamaño
Aquí solo podrá darse una estimación del orden de magnitud con que operan las empresas del mismo rubro (en el país y en el extranjero), la tendencia es la construcción de unidades mecanizadas y compactas o el uso de unidades tradicionales grandes y numerosas.
Es útil consultar con las firmas representantes de equipos del rubro y consultar publicaciones especializadas: catálogos, revistas y libros en bibliotecas. es interesante efectuar un primer contraste entre el tamaño probable del mercado y la capacidad productora de los equipos que se han logrado conocer.
b) Localización
Del análisis de los mercados del producto y de sus materias, podrá recomendares una primera aproximación de localización, dependiendo de la ponderación que tenga factores tales como fletes, infraestructura existente, concentración del consumo, grado de dispersión y origen de las materias primas, valor agregado al producto, etc.
Sin necesidad de análisis muy profundos podrán sugerirse diferentes localizaciones alternativas.
4. Tecnología
En éste capitulo lo que interesa es saber el grado de tecnología que requiere el proyecto, conocer si es suficiente la tecnología en el país o si será necesario disponer de tecnologías importadas. Es conveniente explicar la mayor o menor facilidad para obtener la información tecnológica que se requiera. Conviene bosquejar los procesos para las diferentes soluciones alternativas.
5. Inversiones
Por comparación con el tamaño y equipamiento de otras empresas similares a la que se esta estudiando, será posible establecer un orden de magnitudes de las inversiones que se requieran, como también la cuantía aproximada del capital de trabajo a requerirse. este orden de magnitud de la inversión total deberá contrastarse con la capacidad financiera del empresario (aporte propio y capacidad de endeudamiento).
6. Marco Institucional y de Política
En este capitulo es importante despejar las dudas que existan acerca de las reglamentaciones vigentes o que en el futuro pudiesen establecerse respecto a restricciones o prohibiciones de elaborar el producto en cuestión, sea por razones de polución, ecología, seguridad, o por corresponder a una actividad monopòlica ( del estado o particular).
Después de analizar cada uno de los puntos anteriores, es posible llegar a cualquiera de las siguientes situaciones:
3. Estudio de Prefactibilidad
Según lo convincente y completo de los resultados obtenidos en la etapa del perfil preliminar, el empresario podrá decidir no desarrollar esta etapa, pasando directamente a la etapa siguiente: el estudio de factibilidad. Sin embargo, lo más probable es que el perfil proporciones informaciones bastante generales, lo que obligará a profundizar en varios puntos antes de decidir la confección del estudio definitivo o de factibilidad. En éste estudio de prefactibilidad, hay que evitar profundizar más de lo necesario y evitar desembolsos para estudios que a la postre podrán resultar inútiles.
Esta etapa exige la confección de un análisis preliminar de costos, tanto fijos como variables. Además debe efectuarse un estado de resultados, un balance proyectado al término de los primeros años de operación y un análisis de los principales índices econòmico-financieros (B/C, VPN, TIR) esto último ya no hace parte de la formulaciòn del proyecto, sino de la evaluación.
El resto de los capítulos es semejante a los del perfil preliminar, pero con una mayor profundidad y las diferentes cifras que se manejen deben calcularse con un mayor grado de exactitud. Esto es fundamentalmente válido en la confección del estudio del mercado, donde se requerirá hacer análisis correlativos con productos y/o uso de servicios que de alguna manera se relacionan con el producto o servicio que se estudia.
A continuación se detallan los capítulos que deben hacer de un estudio de prefactibilidad.
1. Resumen
Como en el caso del perfil preliminar, éste capitulo se hace al término del estudio, una vez se hayan completado todos los capítulos y anexos del mismo y se hayan deducido las conclusiones y recomendaciones, las cuales se sugieren presentar por separado.
En primer término se deberá identificar el proyecto, señalando brevemente los objetivos perseguidos, el origen de la idea y sus patrocinadores.
Luego se hará una reseña de los aspectos más importantes del análisis del mercado, justificando el tamaño y la localización elegida para el proyecto. Finalmente, se expondrá una síntesis de los aspectos econòmicos-financieros y sociales más importantes: inversión total, composición del financiamiento, rentabilidad y punto de equilibrio del proyecto (u otro índice de importancia para el caso en particular), volùmen de ventas de ingresos generados y mano de obra ocupada.
2. Estudio de mercado
El análisis que se deberá efectuar en ésta etapa es de mucha más profundidad que el realizado durante la etapa anterior.
Será necesario obtener la mayor cantidad posible de series estadísticas relativas al producto investigado. Además deberán obtenerse las series estadísticas de productos o servicios complementarios y sustitutivos, como también las series estadísticas de aquellos productos o servicios que tengan cierto grado de relación con el producto o servicio en cuestión, a efecto de poder establecer las correlaciones correspondientes. Es de especial importancia la identificación de los productos o servicios antes indicado, por cuanto es una de las formas más económicas y veraces para analizar tanto el comportamiento de la oferta como de la demanda del producto o servicio investigado.
a) Objetivos del estudio
Deberá indicarse que se persigue con la confección de éste análisis. Los objetivos propuesto deberán ser concordantes con el nivel que tiene esta etapa de la prefactibilidad, es decir no deberá llegarse a profundidades tales que obliguen a efectuar una encuesta o la elaboración de prototipos o modelos, lo que encarece apreciablemente el estudio. Acciones como las anteriores solo se justificarán en la etapa siguiente o sea la de factibilidad.
b) Metodología
Hay que explicar la forma como se piensa abordar el estudio, señalando los diferentes pasos a dar. En esta etapa generalmente la metodología se apoya en el análisis de las series estadísticas recolectadas, entrevistas, visitas a empresas similares y comparaciones con el comportamiento de los productos o servicios de la competencia.
c) Características Técnicas del Producto
Las características técnicas con las cuales se desea fabricar el producto, deben ser lo suficientemente claras y el producto deberá estar perfectamente determinado. Podría suceder que si se descuida éste aspecto se investigue un producto diferente del que se propone fabricar o que se llegue a conclusiones erradas respecto a la preferencias del consumidor.
d) Análisis de la Oferta
En primer término hay que analizar la composición del abastecimiento actual (importación, exportación, producción) y la distribución geográfica de dicho abastecimiento.
Luego se analizará la evolución histórica de la producción, interpretando su comportamiento. En este análisis es importante cotejar las cifras registradas con la capacidad instalada existente en cada año, con el fin de apreciar la amplitud de la oferta con relación a la producción.
Además de la capacidad instalada existente, deberán describirse la ubicación y las características técnicas de cada una de las diferentes plantas existentes. La obtención de estos antecedentes no siempre es fácil de lograr: deberá recurrirse a una serie de caminos alternativos, tales como la obtención de memorias anuales, consultas en archivos de publicaciones, visitas directas y análisis ocular, etc. A veces es posible la obtención de datos correspondientes a un conjunto de empresas, sea en las oficinas de estadísticas y censos oficiales como también en las organizaciones gremiales o centros internacionales de información.
Se deberá analizar también la evolución histórica de las importaciones correspondiente a productos similares. Comparar la series estadísticas de volumen y de precios de importación con las correspondientes a producción y exportación. Apreciar las variaciones existentes entre estas series. De lo anterior se podrán detectar las siguiente situaciones:
Esta menor conveniencia puede deberse ........ calidad, cantidad, sistema de pago, servicios de reposición por garantías y de mantenciòn según sea el producto, por parte de la empresa productora en el extranjero.
Finalmente, siempre que no se incurra en costos elevados, es bastante ilustrativo conocer la evolución histórica de los productos sustitutivos, como también sus precios y calidades.
e) Análisis de la demanda
En primer termino se debe definir el marco (universo) del mercado que se desea cubrir. La demanda estará definida básicamente por el interés del consumidor, sea este local, nacional o extranjero, de poseer (consumir) el producto en estudio.
Una vez conocida la amplitud y el rango de los consumidores se deberán realizar los siguientes análisis:
Caracterizaciòn de los consumidores: el producto esta pensado para personas individualmente consideradas o conjuntos de ellas (familias); es para personas entre ciertas edades: el productos será utilizado en otras industrias; se trato de un producto¡ de consumo indispensable o accesorio o suntuario; el nivel de ingresos del consumidor debe ser alto, regular o bajo: el consumidor lo requiere durante todo el año o tiene una preferencia de tipo estacional, sea por motivos de variación climática o influencias de las temporadas laborales: cosechas, siembras, etc., o por influencia de otro tipo: festividades religiosas, deportivas, patrióticas, etc.
i) Determinación del consumo
Para calcular aproximadamente el consumo del producto en estudio, habrá que sumar la actual producción nacional la diferencia entre las importaciones menos las exportaciones (tener en cuenta también posibles perdidas por manipuleo y por variación de inventarios, diferencia que podrá ser positiva o negativa lo que indicara que se produce menos o mas de lo que se consume. Del análisis del conjunto de series estadísticas históricas, se podrá determinar la magnitud del mercado consumidor real. Pero no debe olvidarse nunca que en los países en vías de desarrollo, siempre existirá un mercado latente que se convertirá en real con una adecuada publicidad y promoción del producto que se le desea hacer consumir. La magnitud de este mercado latente y la cuantía de la producción que pueda llegar a convertirse en real , es materia de la etapa del estudio de factibilidad. En esta etapa a lo mas se podrá dar una apreciación de sus existencia, pero no su magnitud.
Otro aspecto importante es determinar la distribución geográfica del mercado consumidor, señalando las facilidades o dificultades para llegar con nuestro producto a los diferentes puntos de consumo. Para cada punto deberá estimarse la magnitud del correspondiente mercado consumidor real.
ii) Análisis del precio de venta
Es esta aspecto de especial cuidado, por ........ deberán analizar las posibles distorsiones que pudieren estar afectando a los actuales precios, al mercado. Analizar la elasticidad de la demanda respecto al precio y al ingreso. Será necesario revisar las políticas de protección arancelarias ..... otras ("drawback"), fijación de precios máximos o mínimos, exenciones de impuestos, etc. Puede suceder. que si en el momento en el cual un determinado país cambia cualquiera de las aspectos que favorecían los precios de un determinado producto, este ya no podría seguir compitiendo en el mercado: queda fuera de competencia.
También se deberá analizar la influencia que tienen en el precio final del producto los diferentes componentes del mismo. Lo anterior es útil para medir sus efectos de distorsión en los precios del producto en estudio (se hace en el análisis de sensibilidad, en la parte de evaluación). El análisis de precios conviene efectuarlo tanto a nivel mayorista como minorista.
f) Análisis del Sistema de Comercialización
De acuerdo a la estructura que se haya definido para el mercado, se deben definir los tipos de canales de comercialización mas recomendables.
Habrá que analizar la conveniencia de vender los productos directamente en fabrica, entregados a un intermediario o vendidos por cuenta propia en locales de venta o a través de vendedores individuales.
Una vez definidos los canales de distribución, habrá que determinar los respectivos márgenes de comercialización y de ganancias, tanto al por mayor como al por menor. También deberá definirse un sistema de ventas y de pagos: contado y crédito.
Finalmente deberá determinarse el sistema de publicidad y promoción del producto (hasta cuanto se esta dispuesto a gastar y por cuanto tiempo).
g) Análisis de las materia primas y de los materiales (mercado)
El estudio de mercado deberá considerar muy cuidadosamente todo lo relativo al comportamiento del mercado de las materias primas y materiales componentes del producto en estudio. Esto es importante, además del aspecto precio, señalado anteriormente, por los aspectos de seguridad de abastecimiento permanente y creciente en el tiempo.
Por tanto deberán describirse los principales componentes (insumos) señalando las producciones nacionales, las importaciones y exportaciones, sistemas de comercialización y de ventas, leyes y reglamentaciones que las regulan, sistemas de transporte y de adquisiciones que se emplean habitualmente, etc. Investigar si existen materias primas que puedan sustituir las habituales y a que precio, calidad y cantidad.
Analizar sistemas de compras alternativos y características de compra propias de cada insumo. Según sean estas, habrá que recomendar los inventarios de materias primas que aseguren continuidad en los procesos ante una eventual carencia temporal de abastecimiento.
3. Tamaño y Localizacion
El tamaño del proyecto deberá diseñarse en función de los aspectos de mercado y técnicos, para finalmente contrastar las diferentes alternativas elegidas en la capacidad empresarial y financiera del empresario.
a) Aspectos de mercado
La oferta puede estar muy atomizada (o dividida) o muy concentrada (en pocas manos).
Puede existir una sobre oferta o una demanda insatisfecha.
Puede suceder que los precios estén distorsionados o que por razones tecnológicas o de administración, se compita con productos de precios elevados.
Las anteriores y otras razones adicionales pueden sugerir el recomendar absorber una proporción elevada o reducida del mercado, lo que determinara un tamaño grande o pequeño de la planta.
Se debe anotar que, desde el punto de vista del mercado, existiendo éste, un empresario podría absorber todo el mercado y dejar a un lado toda la competencia o tomar solo una proporción del mismo.
Para las anteriores decisiones influyen, entre otros, aspectos de riesgo. de agresividad y de capacidad empresarial.
b) Aspectos Técnicos
La magnitud del tamaño estará limitada por los tamaños máximos y mínimos de los diferentes equipos que se requieren en los diferentes procesos de fabricación. Relacionado con lo anterior, también importa la mayor o menor flexibilidad de la combinación de los equipos, a efectos de evitar capacidades ociosas que resultan caras.
Otros aspectos limitantes pueden ser el de tamaños comerciales de equipos, capacidades de transporte y vías de acceso hacia y desde la fabrica, etc. (Puede que existan tarifas de fletes independientes de lo cargado o descargado que se encuentre en un camión o barco, esto es lo habitual).
c) Capacidad empresarial y financiera del empresario
Es fundamental que la capacidad elegida para la planta sea consecuente con la respectiva capacidad empresarial del patrocinante. En el caso de quedarle grande la planta al empresario, será un factor muy negativo para la futura operación de la misma. En resumen, para que el proyecto se pueda concretar, el tamaño seleccionado deberá estar acorde con la capacidad financiera del empresario, porque si no, este no podrá obtener los capitales y créditos requeridos para poner en marcha y operar el proyecto
Los tamaños seleccionados deberán ser diseñados solamente después de realizados los estudios de costos y de haber definido completamente el tamaño mínimo económico.
d) Localización
Este punto deber ser analizado bajo dos aspectos........ macrolocalizacion y la microlocalizacion.
En primer lugar habrá que justificar la elección de desplazamiento dentro del área nacional o subregional dependiendo de la influencia que tienen en los costos factores tales como, fletes, servicios (energía. agua, etc.), transporte (puertos, carreteras, etc.), contaminación, cargas impositivas, etc. Lo anterior podrá explicar las ventajas de un lugar determinado o de varios. En algunas ocasiones influyen en la toma de decisiones la existencia de leyes preferenciales para desarrollar algunas zonas (zonas francas, parques industriales, etc.).
Luego deberá justificarse la elección de microlocalizacion mediante: vías de acceso, valor del terreno, reglamentaciones municipales, características topográficas de suelos, climatológicas (lluvias, vientos, temperatura).
4. Ingeniería del Proyecto
a) Tecnología
Se deben analizar diferentes alternativas tecnológicas de producción. La documentación sobre el particular corresponde en general a descripciones obtenidas de catálogos, revistas o manuales técnicos sobre los diferentes procesos. Lo que mas importa en esta etapa es poder conocer lo que esta obsoleto y lo que esta en uso de la actualidad.
En esta etapa se deberá también determinar el criterio que deberá prevalecer en la selección de la tecnología: uso intensivo de mano de obra vs. alta inversión en equipos; pago de "royalties" o patentes vs. uso de tecnologìas útiles pero que no pagan "royalties". uso de investigaciones nacionales vs. investigaciones importadas, etc.
b) Diseño
En primer termino deberá desarrollarse una distribución en planta ("lay out") general del proceso. Para esto es útil dibujar a escala la planta del edificio, con todas sus secciones; luego se recortan a escala los diferentes equipos vistos en planta y se ensaya con ellos colocándolos en diferentes posiciones, hasta encontrar la ubicación que permita la máxima economía de movimientos y el menor aprovechamiento de las áreas. Se puede utilizar un proceso análogo pero en una vista de perfil para determinar las alturas optimas de las edificaciones. También se determinaran las vías de acceso y de circulación con sus respectivas intersecciones.
Una vez definida las características volumétricas y los requerimientos de áreas, es necesario especificar el tipo de construcción que se empleara. Para esto hay que tener suficientemente claro los diferentes tipos de procesos (procesos químicos., gases, ruidos, vibraciones, etc.), por cuanto serán estos los que en definitiva determinaran los materiales mas convenientes a emplear. También deberá tenerse en cuenta la vida útil de la industria en su conjunto y la disponibilidad y precios de los materiales de construcción, con el fin de no encarecer innecesariamente los costos de las construcciones. Se debe tener cuidado en no construir un edificio que durara mucho mas que el proyecto o que deberá ser renovado mucho antes de haber terminado la vida útil de la industria, o tener que importar materiales pudiéndose utilizar otros existentes en la región del proyecto.
A continuación se detallaran las diferentes maquinas y equipos seleccionados, señalando sus costos y procedencias mas convenientes (nacionales o importados) lo mismo será valido para los equipos auxiliares.
Se debe aclarar en este punto si se dispone o no del servicio de mantenimiento de repuestos en forma segura y oportuna.
Una vez definida las áreas y los equipos, es conveniente diseñar un diagrama de flujo o diagrama operativo, indicando los diferentes pasos y procesos por los que atraviesa el producto.
Se deberán realizar, asimismo mismo los balances de materiales, de energía y de otros insumos; describiendo y cuantificando los diferentes insumos requeridos en la elaboración de una unidad de producto, para luego proyectarlas de acuerdo a la producción mensual y anual. Conviene dejar claro las relaciones existentes entre los diferentes insumos (composición).
Analizar las capacidades de los distintos equipos: de diseño, de máxima carga, régimen normal y baja carga.
Determinar el periodo de abastecimiento de los insumos: determinación de inventarios, ordenes de compra, capital de trabajo, flujos de caja, lotes económicos, etc.
Estimar la producción para diversos años y su relación con la capacidad de la planta.
c) Servicios
Requerimientos de energía y fuerza motriz para los diferentes años de vida útil del proyecto: combustible requerido indicando forma de abastecimiento; necesidades de agua, grado de pureza y tratamientos requeridos. Abastecimiento y otros servicios: Mantenimiento de equipos, instalaciones, pintura, aseo, etc.
d) Organización de la empresa
Se determinara en primer lugar el tipo de empresa que se formara: sociedad anónima, de responsabilidad limitada, cooperativa, etc.
Cuantificar la mano de obra, subdividiéndola en especializada y no especializada.
Finalmente, determinar el organigrama de personal mas adecuado.
5. Aspectos económicos - financieros
a) Inversiones
i) Inversión fija
Terrenos Edificios Instalaciones Maquinarias, equipos y accesorios Inventario mínimo de repuestos Imprevistos y otros (ítem estimado entre un 7% y un 15% del total de los ítems anteriores). Este % podrá ser muy variable, dependiendo del tipo de proyecto y de la mayor o menor veracidad de las cifras anteriores.
ii) Inversiones necesarias para la puesta en marcha (gastos pre-operativos)
Costo del estudio (prefactibilidad, factibilidad, y ajustes posteriores). Ingeniería final del proyecto y habilidad técnica ("know how). Gastos de organización Montaje y puesta en marcha Interés durante la construcción Entrenamiento del personal Imprevistos, como en el numeral (y)
iii) Capital de operación
Para el calculo del capital de operación existen varias formas aproximadas: una es obtenerlo a partir de una línea de flujo de caja mensual realizada para un periodo de 12 a 24 meses.
Otra forma consiste en calcular los siguientes ítems:
Inventario de materias primas Inventario de materiales Materiales en proceso Encaje en bancos (disponibilidad en caja) Inventario de productos Ventas a plazos Crédito a proveedores Otros imprevistos
iv) Inversión total
v) Cronograma de inversiones
b) Análisis financiero
c) Estudio de costos
Costos directos; indirectos; de fabricación. Costos unitarios. Todo lo anterior deberá hacerse para diferentes capacidades de producción.
d) Proyección de resultados
e) Cuadro de fuentes y uso de recursos
f) Balance proyectado y cuadro de perdidas y ganancias
6. Evaluación
Determinación de los índices financieros, económicos o sociales: rentabilidad (valor Actual-Neto-VAN, Relación Beneficio/Costo - TIR, Punto de Equilibrio, etc.)
4. Estudio de Factibilidad
Los capítulos del estudio de factibilidad son similares a los del de prefactibilidad, salvo que en este ultimo nivel las investigaciones realizadas son mas profundas y por consiguiente los márgenes de error al cuantificar los costos y beneficios del proyecto son menores.
Normalmente se acepta que un estudio de factibilidad posee un grado de exactitud en la cuantificacion de los costos y beneficios del proyecto de alrededor del 75% al 80%. En el caso de la prefactibilidad, de un 65 a un 70%.
También se suele aducir como diferenciación entre estos dos niveles el que en la etapa de factibilidad ya se ha definido alguna estrategia para la materialización del proyecto (técnica, financiera, etc.) y en la de prefactibilidad aun no se ha llegado a dicho nivel.
III. TÉRMINOS DE REFERENCIA
Aspecto muy importante durante la preparación de proyectos es la elaboración de los términos de referencia de un estudio. A continuación se presentan algunos criterios para la determinación y elaboración de dichos términos.
1. Definición y pautas para su elaboración
Cuando una entidad va a realizar un estudio, ya sea con sus propios recursos humanos o a través de una consultora, es necesario que ella sepa previamente que quiere, como lo quiere, cuando y de ser posible donde (caso de localización de un proyecto): en otras palabras, debe poseer un planteamiento del problema que piensa resolver y debe haber fijado los criterios fundamentales para resolverlo: estos aspectos, consignados en un documento, constituyen los términos de referencia del estudio.
Cuando la entidad no tiene definidos estos términos de referencia, es entonces necesario que, ya sea la misma entidad, o el consultor llamado para elaborarlos, empiecen por recoger la siguiente información general en relación con el proyecto objeto del estudio:
Nombre del proyecto y sector económico al que pertenece. Estructura legal y administrativa de la entidad que requiere el estudio y de la que ejecutaría el proyecto. Legislación vigente en relación con la producción del bien o la prestación del servicio objeto del proyecto. Gestiones realizadas por la entidad solicitante y documentación pertinente en relación con el proyecto objeto del estudio. Capital disponible mas probable para la puesta en marcha del proyecto (en caso de resultar factible) y capacidad de endeudamiento de la entidad ejecutora del proyecto. Razones que se tuvieron para la gestación de la idea. Información que se adiciona según se trate de proyectos de bienes o de servicios.
1. Caso de proyectos de producción de bienes
Para este caso, la información anterior, deberá adicionarse con lo siguiente:
Experiencia en el rubro y en el campo empresarial de la entidad contratante del estudio y/o ejecutora del proyecto.
2. Caso de proyectos de servicios
En este caso, la información adicional a ser recogida seria:
Servicio que se desea ofrecer (tipo, calidad, cantidad, tarifas que se podrían cobrar). Posibles usuarios (individualizados) y forma estimada de ofrecimiento del servicio. Necesidad estimada y disponibilidad de áreas de instalaciones de equipo principal (estimativos). Información (si se conoce) sobre tamaño, ubicación del proyecto y servicios alternativos existentes. Principales insumos a ser utilizados (origen, cantidad, calidad, precios unitarios). Etapas principales en el proceso de ofrecimiento del servicio. Cantidad y calidad del personal requerido (tipos, remuneraciones) en caso de tener esta información disponible. Actividades a las cuales se dedica la entidad ejecutora, experiencia en el rubro del servicio.
La información anterior servirá para elaborar los términos de referencia del estudio, los cuales serán utilizados para determinar entre otros aspectos los requerimientos y tipos de hombre-mes necesarios para elaborar cada uno de los ítems en que se divide el estudio y, en consecuencia, conocer el costo del mismo y el tipo de organización mas adecuado que debe optar, ya sea la entidad o la consultora que se desea contratar para la elaboración del estudio.
2. Determinación de los Términos
1. Generalidades
La idea inicial del proyecto es analizada, ordenada y complementada con la información a que se hizo referencia, en forma sistematizada, obteniéndose un documento en el cual se anoten los aportes faltantes del estudio, con su respectiva profundidad, para alcanzar distintos niveles en la elaboración del estudio propuesto (Fase I, Fase II, prefactibilidad, factibilidad, etc.).
Se sugiere que este documento así definido, sea elaborado.......... con consultores, tendientes a la realización del estudio. Para su elaboración también se podrán tener en cuenta las guías que para tales efectos poseen algunas entidades, tales como el Banco Interamericano de Desarrollo y la Agencia Internacional para el Desarrollo de los Estados Unidos.
Los elementos mas importantes que deberán contener estos términos de referencia serian:
2. Casos especiales
Para algunos proyectos, en este documento de términos de referencia se podrían desarrollar, aunque fuera a un nivel muy preliminar, los siguientes aspectos:
Durante el análisis de estos puntos debe anotarse que no se deben efectuar elaboraciones profundas ni interpretaciones complejas, empleando solamente las informaciones y bibliografías que estén disponibles fácilmente. Lo que se trata con este documento es conocer lo que se tiene del estudio, lo que hace falta y la dificultad para elaborar ese faltante.
Fecha de última actualización: Enero 28 de 1999